Je onboarding naozaj úlohou HR?

Firmy investujú čas a peniaze do náboru. Hľadajú ľudí, presviedčajú ich, robia pohovory, riešia nástupy.

A potom príde prvý deň.

Nový človek dostane množstvo informácií, absolvuje povinné školenia, podpíše dokumenty a nastúpi na pracovisko.

A očakávame, že začne fungovať.

Čím skôr, tým lepšie.

Vo výrobe ideálne tak, aby čo najskôr plnil normu.

A keď o pár týždňov odíde?

Začneme hľadať dôvod.

Bol zle vybraný? Nezvládol tempo? Nebol dostatočne motivovaný? Jednoducho nezapadol?

Možno.

Ale možno by sme sa mali najskôr pozrieť na to, do akého systému sme ho poslali.

Práve o tom sme sa v novej epizóde podcastu Očami HR rozprávali s Tomáš Železník, ktorý pracuje s manažérmi a ľuďmi vo výrobných firmách.

A čím dlhšie sme sa rozprávali, tým viac sa ukazovalo, že onboarding nie je iba HR proces.

Je to test toho, ako firma v skutočnosti funguje.

Kto je zodpovedný, keď nováčik odíde?

Táto otázka zaznela hneď na začiatku nášho rozhovoru. A jednoduchá odpoveď neexistuje.

Tomáš pomenoval štyri druhy zodpovednosti.

Je tu odborná zodpovednosť – niekto musí vedieť, čo sa má nový človek naučiť, aby dokázal svoju prácu vykonávať samostatne a v požadovanej kvalite.

Potom procesná zodpovednosť, ktorú vo firmách často zastrešuje HR.

Nasleduje výkonná zodpovednosť – ľudia, ktorí onboarding a zaškoľovanie reálne vykonávajú.

A napokon disciplinárna zodpovednosť. Čo urobíme, keď máme proces nastavený, ale v praxi sa jednoducho nedodržiava?

Toto rozdelenie je dôležité najmä preto, že onboarding vo firmách veľmi ľahko skončí v „medzipriestore“.

HR povie: Majster ho mal zaškoliť.

Majster povie: Nemám na to čas.

Výroba povie: Potrebujeme plniť plán.

A o pár týždňov opäť hľadáme nového človeka.

Chceme od nováčika výkon. Ale dali sme mu šancu ho dosiahnuť?

Nie každá práca sa dá naučiť za tri dni.

Tomáš spomína firmu, v ktorej zaškoľovanie na konkrétnu prácu trvá až 12 mesiacov.

Napriek tomu stále očakávame, že človek príde a veľmi rýchlo začne podávať požadovaný výkon.

Ešte väčší paradox však vzniká pri človeku, ktorý ho má zaškoliť.

Predstavte si skúseného pracovníka, ktorému povieme: Tu máš nového kolegu. Nauč ho všetko, čo potrebuje.

A zároveň: Normu musíš splniť.

Ak má navyše časť odmeny naviazanú na vlastný výkon, vytvorili sme veľmi zvláštny systém.

Chceme, aby nováčik uspel. Ale človek, od ktorého jeho úspech do veľkej miery závisí, môže za čas venovaný nováčikovi dokonca ekonomicky „zaplatiť“.

To nie je problém motivácie. To je problém dizajnu systému.

Niekedy nemusíme ľudí motivovať. Stačilo by ich prestať demotivovať.

V rozhovore zaznela veta, ktorá podľa mňa presahuje onboarding:

„Najskôr prestaň demotivovať a potom sa môžeme baviť o motivácii.“

Vo firmách často hľadáme nové motivačné nástroje.

Benefity. Odmeny. Programy. Aktivity.

Ale možno by sme si predtým mali položiť jednoduchšiu otázku:

Čo v našom každodennom fungovaní ľudí demotivuje?

Nováčik príde na pracovisko a nikto poriadne nevie, že príde. Nie je jasné, kto ho bude zaškoľovať. Nemá pripravené vybavenie. Kolega, ktorý ho má učiť, naňho nemá čas.

A do toho počúva od skúsených kolegov, ako je vo firme všetko zlé.

Potom sa čudujeme, že nezostal.

Kultúru firmy totiž nováčik nespoznáva z onboardingovej prezentácie. Spoznáva ju z ľudí okolo seba.

Prvý deň je „nalievareň“. A benefity v nej pokojne zaniknú.

BOZP. Pracovný poriadok. Interné pravidlá. Dokumenty. Systémy. Benefity. Organizačné informácie.

Prvý deň býva informačne extrémny.

Problém nie je v tom, že človeku informácie dáme. Problém vzniká vtedy, keď si myslíme, že tým, že sme ich odkomunikovali, ich človek aj pochopil a zapamätal si ich.

Pekným príkladom sú benefity.

Firma ich nováčikovi predstaví počas prvého dňa, hoci niektoré môže začať využívať až po skúšobnej dobe.

O tri mesiace sa HR čuduje, prečo ich nevyužíva.

Možno na ne jednoducho zabudol.

Tomáš upozornil aj na ďalšiu vec – benefity často dostatočne nepoznajú ani samotní majstri. Pritom práve priamy nadriadený môže byť človekom, ktorý ich zamestnancovi v správnej chvíli pripomenie.

Nemusíme človeka naučiť všetko prvý deň. Potrebujeme vedieť, čo potrebuje vedieť prvý deň, čo o týždeň a čo o mesiac.

Máte perfektný onboarding? Choďte sa pozrieť, ako vyzerá v realite.

V rozhovore Tomáš spomína firmu, ktorá mala podľa HR veľmi dobre prepracovaný proces zaškoľovania.

Potom sa išli pozrieť priamo do výroby za človekom, ktorý bol vo firme približne päť týždňov.

A zistili, že realita vyzerala inak ako proces na papieri.

Toto je podľa mňa jedna z najdôležitejších myšlienok celého rozhovoru.

Ak je HR vlastníkom procesu, nestačí ho vytvoriť.

Musí vedieť, či funguje tam, kde sa reálne odohráva.

Nie podľa toho, či prišiel vyplnený formulár.

Ale podľa toho, čo zažíva nový zamestnanec.

V rozhovore sme sa dostali aj k tomu, ako často a prečo by sa mal niekto k nováčikovi počas prvých týždňov vracať, čo by mal reálne kontrolovať a ako si overiť, či onboarding, ktorý HR nastavilo, naozaj funguje aj vo výrobe.

Tomáš spomenul aj konkrétny príklad firmy, v ktorej bol rozdiel medzi procesom na papieri a realitou pomerne výrazný.

🎙️ Ako teda nastaviť onboarding tak, aby nekončil podpísaným checklistom, ale samostatným človekom, ktorý svoju prácu zvláda?

Celý rozhovor s Tomášom Železníkom nájdete v novej epizóde Očami HR.